Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
Plataforma: NexToCloud (nextocloud.ai) Responsable: AC Holding SAS Versión: 1.0 · Vigencia desde: 26 de junio de 2026
1. Identificación del Responsable
El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta Política es AC HOLDING SAS, sociedad constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT [[NIT]], con domicilio en [[CIUDAD]], Colombia (en adelante, "NexToCloud", "la Plataforma" o "Nosotros").
- Canal de protección de datos: [[EMAIL_PRIVACIDAD]]
- Dirección de notificaciones: [[DIRECCION]]
Esta Política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen o complementen.
2. Alcance y a quién aplica
NexToCloud es una plataforma SaaS multi-tenant que provee módulos de software a empresas (clientes o "Tenants"). Esta Política regula el tratamiento de los datos personales sobre los cuales NexToCloud actúa como Responsable, esto es:
- Datos de las personas que contratan o administran una cuenta en la Plataforma (representantes, administradores y usuarios de los Tenants).
- Datos de contacto comercial de prospectos y visitantes del sitio web.
- Datos de facturación asociados a la relación contractual.
- Datos técnicos y de uso generados al operar la Plataforma.
Importante — datos de pacientes y usuarios finales de los Tenants. Cuando un Tenant utiliza la Plataforma para gestionar datos de sus propios clientes, pacientes o usuarios finales (por ejemplo, historias clínicas, citas o mensajes), el Tenant es el Responsable de esos datos y NexToCloud actúa únicamente como Encargado, procesándolos por instrucción del Tenant. El tratamiento de esos datos se rige por el Acuerdo de Tratamiento de Datos (Encargado) y no por esta Política. Ver documento Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales (Encargado).
3. Principios
NexToCloud aplica los principios rectores de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
4. Datos que recolectamos
Como Responsable, recolectamos y tratamos las siguientes categorías de datos:
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Identificación y contacto | Nombre, documento de identificación, cargo, empresa, correo, teléfono, ciudad, país. |
| Datos de cuenta | Usuario, credenciales cifradas, roles, registros de inicio de sesión, preferencias. |
| Información de facturación | Razón social, NIT/identificación tributaria, datos de pago, historial de facturación. |
| Datos técnicos y de uso | Dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, zona horaria, páginas vistas, acciones, fechas y horas de acceso, registros (logs) del sistema. |
| Comunicaciones | Solicitudes de soporte, mensajes, encuestas, peticiones, quejas y reclamos. |
Datos sensibles. NexToCloud, en su calidad de Responsable, no requiere ni solicita datos sensibles de los administradores y usuarios de los Tenants para la operación de la cuenta. Los datos sensibles que pudieran existir dentro de un módulo (p. ej. datos de salud de pacientes) pertenecen al Tenant y se tratan bajo el régimen de Encargado, no bajo esta Política.
Menores de edad. La Plataforma es un servicio dirigido a empresas y a personas mayores de 18 años. No recolectamos conscientemente datos de menores de edad como Responsable.
5. Finalidades del tratamiento
Tratamos los datos personales descritos para:
a) Crear, administrar y dar soporte a las cuentas y suscripciones de los Tenants. b) Prestar, mantener, mejorar y asegurar los servicios y módulos contratados. c) Gestionar la facturación, el recaudo y el cumplimiento de obligaciones contractuales y tributarias. d) Comunicar novedades operativas, de seguridad o cambios en los servicios. e) Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos. f) Realizar análisis internos de uso para mejorar la Plataforma (de forma agregada y, cuando sea posible, anonimizada). g) Prevenir fraude, abuso y vulneraciones de seguridad, y cumplir con obligaciones legales. h) Enviar información comercial sobre productos y servicios propios, previa autorización y con opción de retiro en cualquier momento.
No usaremos los datos para finalidades distintas a las aquí descritas sin obtener una nueva autorización del titular.
6. Autorización
Al registrarse, contratar o usar la Plataforma, el titular autoriza a NexToCloud el tratamiento de sus datos personales conforme a esta Política. La autorización se obtiene a través de medios verificables (aceptación electrónica en el registro, contrato o aviso de privacidad). NexToCloud conserva prueba de la autorización otorgada.
7. Derechos del titular
Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
- Acceder gratuitamente a sus datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión cuando proceda legalmente.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
8. Procedimiento para ejercer derechos (consultas y reclamos)
Las solicitudes se presentan al canal [[EMAIL_PRIVACIDAD]], indicando: nombre completo, identificación, descripción clara de la solicitud y datos de contacto.
- Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogable hasta cinco (5) días hábiles adicionales, informando al titular.
- Reclamos: se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable hasta ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.
9. Seguridad de la información
NexToCloud implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables conforme a estándares del mercado, incluyendo: aislamiento de datos por Tenant (base de datos independiente por cliente), cifrado en tránsito y a nivel de campo para datos sensibles, control de acceso por roles, gestión de secretos en bóveda, registro y monitoreo de eventos, y cláusulas de confidencialidad con su personal y proveedores.
Ninguna medida de seguridad es infalible. NexToCloud no garantiza seguridad absoluta y actúa con la debida diligencia para prevenir accesos no autorizados. El titular es responsable de la custodia de sus credenciales.
10. Encargados y terceros (proveedores de infraestructura)
Para prestar el servicio, NexToCloud se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como Encargados o subprocesadores bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad, entre ellos: proveedores de nube e infraestructura, mensajería, correo transaccional, telefonía/voz y procesamiento de pagos. La lista vigente de subprocesadores se mantiene disponible y se actualiza conforme cambie.
11. Transferencia y transmisión internacional de datos
Para operar, NexToCloud utiliza infraestructura y servicios alojados fuera del territorio colombiano (entre otros, en Estados Unidos y la Unión Europea), incluyendo proveedores de nube, mensajería, correo, voz y modelos de inteligencia artificial.
Al aceptar esta Política, el titular autoriza expresamente la transferencia y transmisión internacional de sus datos personales para las finalidades aquí descritas, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. NexToCloud adopta medidas para que los terceros que reciban los datos observen estándares de protección equivalentes mediante cláusulas contractuales de tratamiento y seguridad.
12. Conservación de datos
Conservamos los datos personales mientras dure la relación contractual y por el tiempo adicional necesario para cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de defensa de derechos. Vencidos dichos plazos, los datos se suprimen o anonimizan de forma segura. Los datos tratados como Encargado se conservan y suprimen según las instrucciones del Tenant Responsable y el respectivo Acuerdo de Tratamiento.
13. Cookies y tecnologías similares
El sitio y la Plataforma utilizan cookies y tecnologías similares para autenticación, seguridad, medición de uso y mejora del servicio. El titular puede gestionar o bloquear cookies desde la configuración de su navegador; el bloqueo de cookies esenciales puede afectar el funcionamiento de la Plataforma.
14. Vigencia y cambios
Esta Política rige desde la fecha de su publicación. Cualquier cambio sustancial será publicado por este medio y, cuando corresponda, notificado por correo electrónico. Se recomienda revisar periódicamente esta página.
Documento versionado. Para verificar la versión vigente, consulte el encabezado de este archivo.