Así cuidamos los datos de su organización y de sus pacientes
Una explicación directa, sin letra pequeña, de quién decide sobre los datos, qué hacemos para protegerlos y qué pasa si algo sale mal o si decide irse.
Última actualización: 20 de octubre de 2026
Lo esencial en pocos segundos
Sus datos son suyos
Usted decide qué se guarda y para qué. Nosotros solo los procesamos para prestarle el servicio, nunca para fines propios.
Una base de datos solo para usted
No compartimos base de datos con otros clientes. Su información vive separada, cifrada y respaldada todos los días.
La IA no aprende con sus datos
Los modelos procesan cada mensaje y no lo guardan, ni lo usan para entrenar.
Si se va, se lleva todo
Le entregamos una copia completa de sus datos en 5 días hábiles, sin costo, y luego los borramos.
Quién es quién
La ley colombiana de protección de datos (Ley 1581 de 2012) define roles. Así se reparten:
Titular
Paciente / usuario
Es dueño de sus derechos
Responsable
Su organización
Decide qué datos pide, para qué y con qué autorización
Encargado
NexToCloud
Opera la tecnología y procesa los datos solo por instrucción suya
Subencargados
Proveedores
Nube, mensajería e IA, con las mismas obligaciones que nosotros
El titular autoriza a su organización; su organización instruye a NexToCloud; NexToCloud subcontrata a los proveedores, con las mismas obligaciones.
- Su organización obtiene las autorizaciones de los pacientes, define las finalidades y atiende sus solicitudes.
- NexToCloud protege la plataforma, sigue sus instrucciones, le ayuda a responder a los titulares y le avisa si ocurre un incidente.
- Nuestros proveedores están publicados con nombre propio en la Lista de Subencargados. Le avisamos con 15 días de antelación antes de agregar uno.
Controles técnicos, uno por uno
| Control | Cómo lo hacemos | Estado |
|---|---|---|
| Aislamiento por cliente | Base de datos independiente para cada organización. | Activo |
| Cifrado en reposo | AES-256 en bases de datos y respaldos. | Activo |
| Cifrado en tránsito | TLS 1.2 o superior; todo el tráfico web por HTTPS. | Activo |
| Identidad verificada | Cada solicitud lleva una identidad firmada que define a qué base de datos puede llegar; nadie puede elegirla. | Activo |
| Permisos en el servidor | Los permisos se validan en el servidor en cada operación, no solo en la pantalla. | Activo |
| Sin contraseñas en el código | Los servicios se conectan con identidades administradas; los secretos viven en una bóveda. | Activo |
| Exportaciones registradas | Descargar datos de pacientes requiere un permiso específico y queda registrado. | Activo |
| Respaldos en 3 capas | Restauración a cualquier punto de los últimos 7 días, retención de 12 meses y copia diaria en otra región. | Activo |
| Alerta de respaldos | Si un respaldo falla o pasan 30 horas sin uno exitoso, se dispara una alerta. | Activo |
| Acceso del equipo | Accesos nominales con doble factor y mínimo privilegio. | Activo |
| IA sin retención | Todo el tráfico de IA pasa por una pasarela con retención cero de datos. | En activación |
Inteligencia artificial: qué hace y qué no
- Qué hará (en activación): confirmar, reagendar y cancelar citas, entender las respuestas de los pacientes y dar información logística que usted apruebe.
- Qué no hace: no diagnostica, no receta ni da orientación médica. Ante una consulta clínica o una urgencia, deriva a su equipo o indica la línea 123.
- Siempre bajo su control: usted la activa, aprueba sus mensajes y puede apagarla cuando quiera. Cada conversación queda registrada en su base de datos.
- Transparente con el paciente: se presenta como asistente virtual y el paciente puede pedir hablar con una persona.
Detalle en las Condiciones de IA.
El día que decida irse
Día 0
Aviso de terminación. Su servicio sigue normal hasta la fecha efectiva.
Hasta 5 días hábiles
Le entregamos la copia completa de sus datos en CSV o JSON, sin costo.
Días 1 a 30
Sus datos siguen disponibles por si necesita algo más.
Día 30
Borramos su base de datos activa.
Hasta 12 meses
Los respaldos se eliminan solos al cumplir su ciclo; mientras tanto siguen cifrados y fuera de uso. A solicitud, certificamos el borrado.
Su número de WhatsApp es suyo. La cuenta y el número están a nombre de su organización, y le ayudamos a trasladarlos a otro proveedor.
Los derechos de sus pacientes
Sus pacientes pueden conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, revocar su autorización y quejarse ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Las solicitudes las responde su organización; si nos llegan a nosotros, se las trasladamos en 2 días hábiles y ejecutamos sus instrucciones en 5 días hábiles. Le damos una plantilla de aviso y autorización lista para adaptar.
Pedimos solo lo necesario
El dato que no se recolecta no se puede filtrar. La plataforma no guarda historia clínica, y le recomendamos registrar solo los datos que la operación de citas realmente necesita.
Si algo pasa, se entera por nosotros
- Qué es un incidente: cualquier acceso, pérdida o uso no autorizado de datos de su organización.
- Plazo: le avisamos en máximo 72 horas desde que lo confirmamos, con lo que sabemos y lo que estamos haciendo.
- Quién avisa a quién: nosotros le avisamos a usted; usted decide y comunica a pacientes y a la SIC; nosotros le apoyamos en todo.
- Reportar una vulnerabilidad: privacidad@nextocloud.ai, asunto "Reporte de seguridad".
Preguntas frecuentes
Sí. El Acuerdo de Tratamiento de Datos se acepta con los Términos, y si su organización lo requiere firmado, se lo enviamos para firma electrónica.
Cada uno por su rol. Nosotros respondemos por la seguridad de la plataforma y le avisamos en 72 horas; su organización responde por las autorizaciones y por la comunicación a pacientes y autoridad.
Solo personal autorizado, con acceso nominal y registrado, y únicamente cuando hace falta para soporte o para resolver una falla.
No. Ni nosotros ni los proveedores de modelos los usan para entrenar.
En Microsoft Azure, en Estados Unidos (East US 2), con respaldo en Central US.
Sí. Una vez al año, o cuando ocurra un incidente, le entregamos evidencia: cuestionarios de seguridad, reporte de respaldos y resultado de la última prueba de restauración.
El acceso se suspende, pero sus datos se conservan completos y el servicio se restablece al día hábil siguiente del pago.
Le entregamos todo en 5 días hábiles y los borramos después de 30 días. Ver la línea de tiempo arriba.
No. El número es de su organización y le ayudamos a trasladarlo.
No. Es una herramienta administrativa y operativa; la historia clínica la lleva su organización en su sistema.
Lo define la normativa de su sector. En salud, la historia clínica se conserva por el término de la Resolución 839 de 2017; ese archivo es responsabilidad de su organización.
Nos comprometemos a 99,0 % de disponibilidad mensual, con créditos si no lo cumplimos. Ver el SLA.
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