Términos y Condiciones Generales de Servicio

NexToCloud (nextocloud.ai) · Operado por NTC CAPITAL HOLDING S.A.S. · NIT 902.096.121-7 Versión 2.0 · Vigente desde: 20 de octubre de 2026 · Última actualización: 20 de octubre de 2026

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1. Quiénes somos y alcance de estos Términos#

1.1. NTC CAPITAL HOLDING S.A.S., sociedad colombiana identificada con NIT 902.096.121-7, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá, con domicilio en Bogotá D.C. y dirección de notificaciones en Carrera 112 F # 72 C - 03, Torre 9, Apartamento 102, Engativá, Bogotá D.C. (en adelante, "NexToCloud"), es la titular y operadora de la plataforma NexToCloud y de sus marcas comerciales y verticales, entre ellas NexToCloud HealthCare, la app de salud disponible en healthcare.nextocloud.ai (antes denominada NextoCare).

1.2. Estos Términos y Condiciones Generales de Servicio (los "Términos") regulan el acceso y uso de todos los productos, módulos y aplicaciones que NexToCloud presta bajo la modalidad de software como servicio (SaaS), sus sitios web, aplicaciones móviles, interfaces de programación (API), soporte y servicios conexos (en conjunto, los "Servicios").

1.3. Estos Términos constituyen el contrato marco de la relación. Se complementan con los siguientes documentos, que forman parte integral de ellos (los "Documentos Legales"), publicados en nextocloud.ai/legal:

1.4. Orden de prelación. En caso de contradicción, prevalece, en este orden: (i) el contrato particular firmado por las Partes, si existe, y la Orden de Servicio; (ii) el Acuerdo de Tratamiento de Datos, en materia de datos personales; (iii) las Condiciones Particulares del Módulo, en lo relativo a ese módulo; (iv) el SLA, en materia de disponibilidad y soporte; (v) estos Términos; y (vi) las demás políticas.

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2. Definiciones#

Los términos con mayúscula inicial tienen el siguiente significado, en singular o plural:

• Plataforma: el software multi-tenant de NexToCloud, incluidos sus módulos, aplicaciones web y móviles, API, documentación y actualizaciones, prestado como servicio en la nube.
• Módulo o Aplicación: cada producto funcional de la Plataforma que el Cliente puede contratar (por ejemplo, HealthCare, Mensajería WhatsApp, Agentes de IA, Voz).
• Cliente: la persona jurídica o natural con actividad empresarial o profesional que contrata los Servicios a nombre propio. Es la contraparte contractual de NexToCloud.
• Espacio del Cliente (tenant): el ambiente lógico exclusivo asignado al Cliente dentro de la Plataforma, con su propia base de datos, configuración, usuarios y permisos.
• Administrador: el Usuario Autorizado designado por el Cliente con facultades para gestionar el Espacio del Cliente, sus usuarios, roles y configuración.
• Usuario Autorizado: cada persona natural a quien el Cliente habilita credenciales para usar la Plataforma, sea empleado, contratista o tercero que le preste servicios (por ejemplo, un call center externo).
• Usuario Final: la persona cuyos datos gestiona el Cliente mediante la Plataforma o que interactúa con los canales del Cliente (por ejemplo, sus pacientes o clientes), sin tener credenciales de la Plataforma.
• Datos del Cliente: todos los datos, documentos, mensajes, grabaciones y demás información que el Cliente, sus Usuarios Autorizados o sus Usuarios Finales cargan, generan o transmiten en la Plataforma, incluidos datos personales.
• Configuración del Sistema: plantillas base, flujos, reglas, prompts, parámetros de inteligencia artificial, integraciones, modelos de datos y demás elementos de configuración creados por NexToCloud.
• Funcionalidades de IA: las funciones de la Plataforma que usan modelos de inteligencia artificial, regidas además por las Condiciones de Inteligencia Artificial.
• Servicios de Terceros: servicios no prestados por NexToCloud que se integran a la Plataforma, como WhatsApp Business (Meta), proveedores de mensajería o telefonía, portales de aseguradoras u otros sistemas del Cliente.
• Orden de Servicio: el documento mediante el cual se definen Plan, módulos, volúmenes, precios y vigencia: propuesta o cotización aceptada, formulario de suscripción, contrato particular, otrosí o selección en el portal de autoservicio.
• Plan: el conjunto de módulos, límites (usuarios, mensajes, minutos, almacenamiento u otros) y precio contratados.
• Período de Suscripción: el período de facturación, mensual por mes calendario salvo pacto distinto en la Orden de Servicio.
• Consumos: los cargos variables por uso, tales como mensajes, conversaciones, minutos de voz, tokens o procesamientos de IA, excedentes sobre los límites del Plan o Servicios de Terceros trasladados.
• Información Confidencial: toda información no pública de una Parte, técnica, comercial, financiera u operativa, revelada a la otra con ocasión de los Servicios.
• Día hábil: de lunes a viernes, excepto festivos en Colombia.

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3. Aceptación y capacidad#

3.1. Formas de aceptación. Estos Términos se aceptan, con plenos efectos jurídicos, por cualquiera de los siguientes actos: (i) marcar la casilla de aceptación o pulsar el botón equivalente en el registro, en la Plataforma o en un formulario; (ii) firmar, electrónica o manuscritamente, una Orden de Servicio o contrato que los incorpore; (iii) pagar una factura de los Servicios; o (iv) usar los Servicios. La aceptación por medios electrónicos tiene la misma validez que la firma manuscrita, conforme a la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 (compilado en el Decreto 1074 de 2015).

3.2. Representación. Quien acepta en nombre del Cliente declara tener facultades suficientes para obligarlo. Si no las tiene, responderá personalmente.

3.3. Destinatarios. Los Servicios están dirigidos a empresas y profesionales para el desarrollo de su actividad económica. No se ofrecen a menores de dieciocho (18) años como Usuarios Autorizados.

3.4. Registro probatorio. NexToCloud conserva evidencia de cada aceptación (fecha, hora, usuario, dirección IP y versión del documento aceptado), que constituye prueba de la aceptación.

3.5. Usuarios Autorizados. Cada Usuario Autorizado, al ingresar por primera vez, acepta la Política de Uso Aceptable y la Política de Privacidad. El Cliente se obliga a que sus Usuarios Autorizados conozcan y cumplan los Documentos Legales.

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4. Los Servicios#

4.1. Objeto. NexToCloud concede al Cliente, durante la vigencia de la suscripción, un derecho no exclusivo, intransferible, no sublicenciable y revocable conforme a estos Términos, de acceder y usar la Plataforma para su operación interna, dentro de los módulos y límites de su Plan.

4.2. Naturaleza. Los Servicios se prestan en la nube, de forma remota. La suscripción no es venta, licencia de uso local ni cesión de software: el Cliente no recibe copia del código ni de la Configuración del Sistema, que permanecen alojados y operados por NexToCloud.

4.3. Espacio exclusivo. Cada Cliente cuenta con un Espacio del Cliente con base de datos independiente, separada de la de cualquier otro cliente.

4.4. Evolución. NexToCloud puede actualizar, mejorar, reorganizar o renombrar funcionalidades, Planes y módulos. Cuando un cambio reduzca de forma sustancial una funcionalidad esencial del Plan contratado, NexToCloud lo informará con al menos treinta (30) días calendario de antelación. Si NexToCloud descontinúa un módulo contratado, lo avisará con sesenta (60) días de antelación y reembolsará la parte proporcional de las sumas pagadas por anticipado por períodos no prestados.

4.5. Lo que no incluyen los Servicios. Salvo pacto expreso en la Orden de Servicio, los Servicios no incluyen: (i) asesoría jurídica, tributaria, contable, clínica o de cumplimiento normativo; (ii) servicios presenciales; (iii) soporte sobre equipos, redes, sistemas operativos o software ajenos a la Plataforma; (iv) desarrollos a la medida, integraciones especiales, migraciones o capacitaciones adicionales, que se cotizan como servicios profesionales; ni (v) Servicios de Terceros.

4.6. Obligaciones de medio. Las obligaciones de NexToCloud son de medio y no de resultado, salvo los compromisos medibles expresamente asumidos en el SLA.

4.7. Pruebas, demos y versiones beta. Los ambientes de prueba, demostración, pilotos gratuitos o funcionalidades marcadas como "beta", "vista previa" o "en prueba" se ofrecen tal cual, sin SLA ni garantía, por el plazo que NexToCloud indique (por defecto, treinta (30) días). NexToCloud puede terminarlos en cualquier momento, y los datos cargados en ellos pueden eliminarse al finalizar, salvo que el Cliente contrate el Plan correspondiente. El Cliente no debe cargar datos personales reales en ambientes de demostración, salvo acuerdo escrito.

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5. Cuentas, accesos y seguridad del Cliente#

5.1. El Cliente debe suministrar información veraz, completa y actualizada, y mantenerla al día.

5.2. Credenciales personales. Cada credencial corresponde a una sola persona natural. Está prohibido compartir usuarios o usar una misma credencial de forma simultánea.

5.3. El Cliente, a través de su Administrador, es responsable de: (i) crear, modificar y dar de baja oportunamente a sus Usuarios Autorizados, incluidos los terceros que habilite; (ii) asignar roles y permisos según el principio de mínimo privilegio; (iii) activar el segundo factor de autenticación cuando esté disponible; y (iv) custodiar las credenciales.

5.4. Responsabilidad por actividad. Toda actividad realizada con las credenciales del Cliente o de sus Usuarios Autorizados se presume realizada por el Cliente, quien responde por ella, salvo que se demuestre que obedeció a una falla de seguridad imputable a NexToCloud.

5.5. Reporte. El Cliente debe informar a NexToCloud, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su conocimiento, cualquier uso no autorizado de sus credenciales o incidente de seguridad, por los canales de la Cláusula 22.

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6. Planes, precios, pagos e impuestos#

6.1. Precios. El precio, Plan, límites y Consumos se fijan en la Orden de Servicio o, para planes de autoservicio, en la página de precios vigente al momento de la contratación.

6.2. Facturación. Salvo pacto distinto, la suscripción se factura por anticipado. La primera factura se emite en la fecha de activación de la suscripción y puede incluir el valor proporcional hasta el siguiente corte. Las siguientes se emiten al inicio de cada Período de Suscripción, a más tardar dentro de los cinco (5) primeros días calendario de cada mes. El día primero (1) de cada mes es el corte de servicio y facturación. Los Consumos se facturan por mes vencido según los registros de la Plataforma. Las facturas se emiten conforme a la normativa de facturación electrónica de Colombia.

6.3. Plazo de pago. Las facturas deben pagarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su emisión, salvo plazo distinto en la Orden de Servicio, por los medios que NexToCloud indique por escrito.

6.4. Objeción de facturas. El Cliente puede objetar una factura por escrito dentro de los diez (10) días calendario siguientes a su recepción, indicando las razones. Las sumas no objetadas deben pagarse en el plazo ordinario. Vencido el término sin objeción, la factura se entiende aceptada.

6.5. Medición. Los Consumos se determinan con base en los registros de la Plataforma y de los proveedores respectivos, que hacen fe salvo error manifiesto demostrado por el Cliente.

6.6. Servicios de Terceros. Los costos de Servicios de Terceros (por ejemplo, tarifas de Meta por mensajes de WhatsApp, telefonía o proveedores de modelos de IA) no hacen parte de la suscripción, salvo pacto expreso. Se rigen por una de dos modalidades, definidas en la Orden de Servicio: (a) cuenta del Cliente, en la que el Cliente paga directamente al tercero; o (b) cuenta gestionada por NexToCloud, en la que NexToCloud traslada el costo efectivamente pagado, convertido a pesos a la TRM vigente en la fecha del cargo, más la tarifa de gestión pactada. NexToCloud puede exigir anticipos para servicios prepagados y no está obligado a mantenerlos activos si no se han cubierto.

6.7. Mora y bloqueo. Si una factura no se paga dentro del plazo de la Cláusula 6.3, NexToCloud puede suspender (bloquear) total o parcialmente el acceso a los Servicios desde el día siguiente a su vencimiento, previo aviso al correo del Administrador, que puede enviarse junto con el recordatorio de pago antes del vencimiento. El retardo causa además intereses moratorios a la tasa máxima legal permitida (artículo 884 del Código de Comercio). Durante la suspensión, los Datos del Cliente se conservan íntegros, y el acceso se restablece dentro del día hábil siguiente a la acreditación del pago. La suspensión no libera al Cliente de las sumas causadas ni constituye terminación. Si la mora supera treinta (30) días calendario, NexToCloud puede terminar la suscripción por incumplimiento conforme a la Cláusula 17.2.

6.8. Reajustes. NexToCloud puede reajustar los precios una vez por año calendario, con aviso escrito de al menos treinta (30) días; el reajuste aplica desde el siguiente Período de Suscripción. Los cambios en las tarifas de Servicios de Terceros se trasladan desde su entrada en vigor.

6.9. Impuestos. Los precios se expresan sin impuestos. El IVA y demás tributos se liquidan conforme a la ley vigente al facturar. Si la autoridad tributaria determinara que un impuesto fue liquidado en defecto, el valor correspondiente será asumido por el Cliente. El Cliente practicará solo las retenciones que legalmente correspondan.

6.10. No reembolso. Las sumas pagadas no son reembolsables, total ni parcialmente, por no uso, uso parcial o terminación anticipada por el Cliente, salvo (i) lo previsto en la Cláusula 4.4, (ii) los créditos del SLA o (iii) norma imperativa en contrario.

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7. Vigencia, renovación y terminación sin causa#

7.1. Vigencia. La suscripción rige desde la activación del Espacio del Cliente o desde la fecha de efectos indicada en la Orden de Servicio, por la vigencia allí pactada. A falta de pacto, la vigencia es mensual.

7.2. Renovación automática. Vencida la vigencia inicial, la suscripción se renueva automáticamente por períodos sucesivos iguales al Período de Suscripción, salvo aviso de no renovación.

7.3. Permanencia mínima. Si la Orden de Servicio pacta una vigencia mínima, la terminación anticipada sin causa imputable a NexToCloud causa a cargo del Cliente las suscripciones restantes de esa vigencia mínima.

7.4. Terminación sin causa. Cumplida la vigencia mínima, cualquiera de las Partes puede terminar la suscripción sin expresar causa y sin penalidad, con preaviso escrito de treinta (30) días calendario. La terminación surte efectos el último día del mes calendario en que se cumpla el preaviso; el Período de Suscripción en curso se causa completo.

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8. Obligaciones del Cliente#

Además de las previstas en otras cláusulas, el Cliente se obliga a:

a) Usar los Servicios conforme a la ley, a estos Términos y a la Política de Uso Aceptable. b) Contar con las autorizaciones, licencias, habilitaciones y permisos legales necesarios para su actividad y para cargar y tratar los Datos del Cliente, incluidas las autorizaciones de los titulares de datos personales y, cuando aplique, la autorización expresa para datos sensibles y para el uso de cada canal de comunicación. c) Responder por la licitud, veracidad, calidad y pertinencia de los Datos del Cliente y por el contenido de los mensajes, plantillas y flujos que apruebe. d) Cumplir la normativa propia de su sector, la cual conoce y aplica bajo su exclusiva responsabilidad. e) Mantener los equipos, la conectividad y los navegadores compatibles con la Plataforma, y adoptar herramientas de protección (antivirus, actualizaciones) en sus dispositivos. f) Verificar periódicamente los reportes y resultados que genera la Plataforma antes de tomar decisiones con base en ellos. g) Designar un punto de contacto y suministrar oportunamente la información necesaria para la prestación. h) Tratar con respeto al personal de NexToCloud. NexToCloud puede abstenerse de atender comunicaciones abusivas. i) Pagar oportunamente las sumas pactadas.

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9. Obligaciones de NexToCloud#

NexToCloud se obliga a:

a) Prestar los Servicios contratados con la diligencia de un profesional del sector, conforme al SLA. b) Mantener la Plataforma sobre infraestructura de nube con base de datos exclusiva por Cliente y aplicar las medidas de la Política de Seguridad de la Información. c) Tratar los Datos del Cliente únicamente para prestar los Servicios, conforme al Acuerdo de Tratamiento de Datos y la Ley 1581 de 2012; no venderlos, cederlos ni usarlos para fines propios. d) Prestar soporte y mantenimiento correctivo y evolutivo, según el SLA. e) Informar con antelación los cambios sustanciales y las ventanas de mantenimiento programado. f) Notificar los incidentes de seguridad que afecten Datos del Cliente, conforme al Acuerdo de Tratamiento de Datos. g) Devolver los Datos del Cliente a la terminación, conforme a la Cláusula 17.

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10. Servicios de Terceros e integraciones#

10.1. Cuando el Cliente habilita Servicios de Terceros, la relación con el tercero se rige por los términos y políticas de ese tercero, que el Cliente acepta directamente (por ejemplo, las condiciones y políticas de WhatsApp Business de Meta).

10.2. NexToCloud integra y opera esos servicios en la Plataforma, pero no controla ni responde por su disponibilidad, cambios de precio o de política, bloqueos, suspensiones de cuentas, calificación de calidad, descontinuación de API o cualquier decisión del tercero. Estas circunstancias no constituyen incumplimiento de NexToCloud ni computan para el SLA.

10.3. Cuando el Cliente instruye a NexToCloud para acceder con credenciales del Cliente a portales o sistemas de terceros (por ejemplo, portales de aseguradoras o sistemas de origen), el Cliente declara contar con la autorización del titular de dichos sistemas para ese acceso, y responde por ella.

10.4. NexToCloud puede reemplazar un proveedor tecnológico por otro de prestaciones equivalentes, conforme al procedimiento de la Lista de Subencargados.

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11. Propiedad intelectual#

11.1. De NexToCloud. La Plataforma, su código fuente y objeto, arquitectura, bases de datos de configuración, la Configuración del Sistema, documentación, marcas (incluidas NexToCloud, NexToCloud HealthCare y NextoCare), logotipos, diseños y toda mejora, adaptación o desarrollo realizado sobre ellos, incluso los derivados de sugerencias o requerimientos del Cliente, son y seguirán siendo de propiedad exclusiva de NexToCloud o de sus licenciantes, protegidos por la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 351 de 1993, la Decisión Andina 486 de 2000 y demás normas aplicables. Lo que no se concede expresamente queda reservado.

11.2. Del Cliente. Los Datos del Cliente son y seguirán siendo de propiedad del Cliente. NexToCloud solo adquiere el derecho de tratarlos en la medida necesaria para prestar los Servicios. Las Salidas de las Funcionalidades de IA generadas para el Cliente le pertenecen, en los términos de las Condiciones de Inteligencia Artificial.

11.3. Desarrollos a la medida. La titularidad de desarrollos específicos contratados como servicio profesional se rige por la respectiva Orden de Servicio o contrato. A falta de pacto, pertenecen a NexToCloud y el Cliente recibe el derecho de uso dentro de la suscripción.

11.4. Sugerencias. Las sugerencias, comentarios o ideas de mejora que el Cliente comparta pueden ser usadas libremente por NexToCloud, sin obligación de compensación ni atribución, sin que ello implique uso de Información Confidencial ni de Datos del Cliente.

11.5. Datos de operación. NexToCloud puede recolectar y usar métricas técnicas y de uso de la Plataforma (por ejemplo, volúmenes, tiempos de respuesta, errores, uso de funciones) para operar, asegurar, facturar y mejorar los Servicios, y elaborar estadísticas agregadas y anonimizadas que no identifiquen al Cliente ni a persona alguna. Esto nunca incluye el contenido de los Datos del Cliente, datos de salud ni el uso de Datos del Cliente para entrenar modelos de IA de propósito general.

11.6. Signos distintivos. Ninguna Parte usará las marcas de la otra sin autorización previa y escrita. El Cliente autoriza que NexToCloud lo mencione como cliente únicamente si lo autoriza por escrito.

11.7. Restricciones. El Cliente no puede copiar, modificar, descompilar, realizar ingeniería inversa, crear obras derivadas, sublicenciar, revender, arrendar ni explotar comercialmente la Plataforma, ni usarla para desarrollar un producto competidor.

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12. Protección de datos personales#

12.1. Doble rol de NexToCloud. Conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015):

• NexToCloud es Responsable de los datos de los representantes, Administradores y Usuarios Autorizados del Cliente necesarios para gestionar la relación (cuenta, facturación, soporte, seguridad), conforme a su Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.
• NexToCloud es Encargado de los Datos del Cliente, que trata por cuenta y bajo instrucción del Cliente, quien es su Responsable, conforme al Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales (Encargado).

12.2. El Cliente, como Responsable, es el único que decide qué datos carga, con qué finalidades, bajo qué autorizaciones y por cuánto tiempo los conserva. Debe contar con política de tratamiento de datos, avisos de privacidad y autorizaciones de sus titulares, y atender sus consultas y reclamos.

12.3. NexToCloud no responde frente a los Usuarios Finales del Cliente por la licitud, exactitud o falta de autorización de los datos que el Cliente decide tratar. Frente a los titulares y a la Superintendencia de Industria y Comercio, cada Parte responde por las obligaciones propias de su rol.

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13. Confidencialidad#

13.1. Cada Parte mantendrá en reserva la Información Confidencial de la otra, la usará solo para la ejecución de los Servicios y la protegerá con al menos el mismo cuidado que su propia información, y nunca menos que un cuidado razonable.

13.2. No es confidencial la información que: (i) sea de dominio público sin culpa de la Parte receptora; (ii) la receptora conociera previamente sin obligación de reserva; (iii) haya sido desarrollada de forma independiente; o (iv) deba revelarse por orden de autoridad competente, caso en el cual se avisará a la otra Parte cuando sea legalmente posible.

13.3. Esta obligación rige durante la relación y por tres (3) años después de su terminación. Para los datos personales, la obligación de reserva subsiste indefinidamente.

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14. Niveles de servicio#

14.1. Los compromisos de disponibilidad, soporte, mantenimiento y respaldo se establecen en el Acuerdo de Niveles de Servicio (SLA), o en el SLA particular pactado en la Orden de Servicio.

14.2. Los créditos de servicio del SLA son el remedio exclusivo del Cliente por incumplimientos de disponibilidad, sin perjuicio de su derecho de terminación por incumplimiento reiterado.

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15. Garantías y exclusiones#

15.1. NexToCloud garantiza que (i) prestará los Servicios con diligencia profesional y conforme a su documentación; y (ii) no reducirá de forma sustancial la seguridad de la Plataforma durante la vigencia.

15.2. Salvo lo expresamente previsto en estos Términos y en el SLA, y en la máxima medida permitida por la ley, los Servicios se prestan "tal como están" y "según disponibilidad". NexToCloud no garantiza que la Plataforma esté libre de errores, que opere sin interrupciones, que sea inmune a todo ataque, ni que satisfaga necesidades particulares del Cliente no pactadas.

15.3. La Plataforma es una herramienta de apoyo operativo y administrativo. No sustituye el criterio profesional del Cliente (clínico, jurídico, contable o comercial) ni constituye un dispositivo médico, una historia clínica electrónica ni un sistema de facturación electrónica, salvo que el módulo respectivo así lo establezca expresamente.

15.4. Estatuto del Consumidor. Los Servicios se ofrecen para uso empresarial o profesional. Si por excepción el Cliente tiene la calidad de consumidor conforme a la Ley 1480 de 2011, prevalecen los derechos irrenunciables que esa ley le otorga.

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16. Limitación de responsabilidad#

16.1. Daños excluidos. Ninguna Parte responderá frente a la otra por lucro cesante, pérdida de oportunidad de negocio, pérdida de clientela o reputación, daño moral ni daños indirectos o consecuenciales, aun si hubiera sido advertida de su posibilidad.

16.2. Tope general. La responsabilidad total y acumulada de NexToCloud frente al Cliente, por cualquier causa derivada de los Servicios, no excederá el valor efectivamente pagado por el Cliente a NexToCloud por concepto de suscripción durante los doce (12) meses anteriores al hecho que la origine. Para Servicios gratuitos o de prueba, NexToCloud no asume responsabilidad económica, salvo dolo o culpa grave.

16.3. Tope especial. Por violaciones de confidencialidad o de las normas de protección de datos personales imputables a NexToCloud, el tope será el doble (2x) del previsto en la Cláusula 16.2.

16.4. Excepciones. Los límites anteriores no aplican en casos de dolo o culpa grave, ni a las obligaciones de pago del Cliente, ni a las indemnidades de la Cláusula 18, ni al uso de la Plataforma en violación de la Cláusula 11.7.

16.5. Causas ajenas. NexToCloud no responde por daños derivados de: (i) Servicios de Terceros; (ii) Datos del Cliente o instrucciones del Cliente; (iii) uso de credenciales del Cliente; (iv) incumplimiento de la Política de Uso Aceptable; (v) decisiones del Cliente basadas en información o Salidas de la Plataforma sin la verificación que le corresponde; ni (vi) fallas de conectividad, equipos o sistemas del Cliente.

16.6. Pérdida de datos. Ante pérdida o corrupción de Datos del Cliente imputable a NexToCloud, su obligación principal consiste en restaurarlos desde el respaldo más reciente disponible, conforme a la Política de Seguridad de la Información y al SLA.

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17. Suspensión, terminación con causa y devolución de datos#

17.1. Suspensión. NexToCloud puede suspender temporalmente, de forma total o parcial, el acceso a los Servicios, informando al Cliente a la mayor brevedad: (i) por mora, conforme a la Cláusula 6.7; (ii) cuando sea necesario para contener un incidente de seguridad o un riesgo para la Plataforma, otros clientes o terceros; (iii) por uso contrario a la Política de Uso Aceptable; (iv) por orden de autoridad competente; o (v) por exigencia de un Servicio de Terceros. El servicio se restablece cuando cese la causa.

17.2. Terminación por incumplimiento. Cualquiera de las Partes puede terminar la suscripción por incumplimiento grave de la otra, previo requerimiento escrito que otorgue cinco (5) días hábiles para subsanarlo. NexToCloud puede terminar de inmediato, sin requerimiento previo, en casos de uso ilícito, fraude, ataques a la Plataforma, o cuando el Cliente, sus administradores o beneficiarios finales sean incluidos en listas restrictivas nacionales o internacionales relacionadas con lavado de activos, financiación del terrorismo o corrupción.

17.3. Efectos. La terminación no afecta las obligaciones causadas. Sobreviven las cláusulas que por su naturaleza deben hacerlo: propiedad intelectual, protección de datos, confidencialidad, limitación de responsabilidad, indemnidades, devolución de datos y ley aplicable.

17.4. Devolución de datos. A la terminación por cualquier causa:

a) Exportación. El Cliente puede descargar sus datos desde las funciones de exportación de la Plataforma o solicitar por escrito una exportación completa en formato CSV o JSON, que NexToCloud entregará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, sin costo adicional cuando el Cliente esté al día. b) Ventana de recuperación. Los Datos del Cliente se conservan durante treinta (30) días calendario posteriores a la terminación, disponibles a solicitud del Cliente. c) Supresión. Vencida la ventana, NexToCloud suprime la base de datos activa del Cliente. Las copias de respaldo se eliminan de forma automática al cumplir su ciclo de retención (máximo doce (12) meses), permanecen cifradas, aisladas y fuera de uso durante ese lapso y no se restauran salvo obligación legal u orden de autoridad. A solicitud del Cliente, NexToCloud certificará la supresión. d) La Configuración del Sistema y demás propiedad intelectual de NexToCloud no forman parte de la entrega. e) NexToCloud puede conservar los datos que la ley le obligue a conservar, y la información de facturación y de la relación comercial por el tiempo de las obligaciones legales, contables y tributarias.

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18. Indemnidades#

18.1. Del Cliente. El Cliente mantendrá indemne y defenderá a NexToCloud, sus administradores y empleados frente a reclamaciones, sanciones y gastos razonables (incluidos honorarios de abogados) de Usuarios Finales, autoridades o terceros que se originen en: (i) los Datos del Cliente o la falta de autorizaciones para tratarlos; (ii) el contenido de las comunicaciones, plantillas o flujos aprobados por el Cliente; (iii) el incumplimiento de la normativa sectorial a cargo del Cliente; (iv) el uso indebido de los Servicios por el Cliente o sus Usuarios Autorizados; o (v) el incumplimiento de la Política de Uso Aceptable o de los términos de Servicios de Terceros.

18.2. De NexToCloud. NexToCloud mantendrá indemne al Cliente frente a reclamaciones de terceros que aleguen que la Plataforma, usada conforme a estos Términos, infringe sus derechos de propiedad intelectual. Si se presenta o es probable una reclamación, NexToCloud podrá, a su elección, obtener el derecho de uso, modificar la Plataforma para que no infrinja o, si nada de lo anterior es razonable, terminar el servicio afectado y reembolsar lo pagado por anticipado por períodos no prestados. Esta indemnidad no aplica a infracciones originadas en Datos del Cliente, Servicios de Terceros o combinaciones no suministradas por NexToCloud.

18.3. Procedimiento. La Parte indemnizada notificará la reclamación con prontitud, cederá el control razonable de la defensa a la otra Parte y cooperará con ella. Ninguna Parte transará una reclamación que imponga obligaciones a la otra sin su consentimiento.

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19. Fuerza mayor#

Ninguna Parte responderá por incumplimientos causados por fuerza mayor o caso fortuito, incluidos fallas masivas de proveedores de infraestructura, energía o telecomunicaciones ajenas a su control razonable, ataques cibernéticos a gran escala pese a la adopción de medidas razonables, actos de autoridad, epidemias o desastres naturales. La Parte afectada lo notificará a la brevedad y adoptará medidas razonables para mitigar sus efectos. Las obligaciones de pago causadas no se suspenden por fuerza mayor.

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20. Modificaciones de los Términos#

20.1. NexToCloud puede modificar estos Términos y los Documentos Legales. Las versiones anteriores se conservan en nextocloud.ai/legal.

20.2. Los cambios sustanciales se notificarán al correo del Administrador y en la Plataforma con al menos treinta (30) días calendario de antelación a su entrada en vigor, salvo que obedezcan a un cambio legal, a una orden de autoridad o a un Servicio de Terceros, caso en el cual regirán desde cuando sea necesario.

20.3. Si el Cliente no está de acuerdo con un cambio sustancial que le resulte desfavorable, puede terminar la suscripción sin penalidad, aun durante la vigencia mínima, mediante aviso escrito antes de su entrada en vigor. El uso continuado de los Servicios después de esa fecha implica aceptación.

20.4. Los cambios no sustanciales (de redacción, organización o que favorezcan al Cliente) rigen desde su publicación.

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21. Disposiciones generales#

21.1. Naturaleza. La relación es comercial e independiente. No genera vínculo laboral, sociedad, agencia, mandato ni representación.

21.2. Cesión. El Cliente no puede ceder su posición contractual sin autorización previa y escrita de NexToCloud. NexToCloud puede cederla a una sociedad de su grupo empresarial o a un sucesor en caso de fusión, escisión o adquisición, que asuma íntegramente sus obligaciones, notificando al Cliente.

21.3. Prevención de lavado de activos y anticorrupción. Cada Parte declara que sus recursos provienen de actividades lícitas, que no figura en listas restrictivas y que no ofrecerá ni aceptará pagos indebidos en relación con los Servicios.

21.4. Integridad. Estos Términos, los Documentos Legales y la Orden de Servicio constituyen el acuerdo íntegro sobre su objeto y sustituyen cualquier acuerdo o comunicación previa incompatible. Los términos de órdenes de compra del Cliente no modifican estos Términos.

21.5. Divisibilidad. Si alguna disposición resulta inválida o inaplicable, las demás conservan plena validez, y la disposición afectada se interpretará en el sentido más cercano a la intención de las Partes que sea válido.

21.6. No renuncia. La tolerancia o el no ejercicio de un derecho no implica renuncia a él.

21.7. Comunicaciones electrónicas. Las Partes aceptan como válidas las comunicaciones por correo electrónico y por notificaciones dentro de la Plataforma, conforme a la Ley 527 de 1999. Las notificaciones a NexToCloud se dirigen a los correos de la Cláusula 22; las dirigidas al Cliente, al correo del Administrador o al indicado en la Orden de Servicio.

21.8. Idioma. Estos Términos se redactan en español. Las traducciones a otros idiomas se ofrecen con fines informativos; en caso de discrepancia, prevalece la versión en español.

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22. Ley aplicable, solución de controversias y contacto#

22.1. Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.

22.2. Las controversias se intentarán resolver mediante arreglo directo dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su planteamiento por escrito; de no lograrse, mediante conciliación extrajudicial en derecho ante un centro de conciliación de Bogotá D.C.; y en su defecto, ante los jueces competentes de Bogotá D.C., salvo que la Orden de Servicio pacte arbitraje.

22.3. Contacto:

• Soporte y asuntos contractuales: apps@nextocloud.ai
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