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Contrato · 02

Política de Uso Aceptable

Condiciones y lineamientos de uso aceptable de los productos y servicios de NexToCloud en Colombia Operado por NTC CAPITAL HOLDING S.A.S. · NIT 902.096.121-7 Versión 2.0 · Vigente desde: 20 de octubre de 2026 · Última actualización: 20 de octubre de 2026

1. Objeto y alcance#

1.1. Esta Política establece las reglas de uso aceptable de todos los productos, módulos y aplicaciones de NexToCloud (los "Servicios"), incluidas la Plataforma, sus API, los canales de mensajería y voz y las Funcionalidades de IA.

1.2. Aplica al Cliente, a sus Administradores y Usuarios Autorizados y a cualquier persona que acceda a los Servicios. El Cliente responde por el cumplimiento de esta Política por parte de todas las personas a quienes habilita acceso.

1.3. Forma parte integral de los Términos y Condiciones Generales de Servicio. Los términos con mayúscula inicial tienen el significado allí definido.

2. Principios de uso#

El uso de los Servicios debe ser:

  • Lícito: conforme a la ley colombiana y a la del lugar donde se usen o se dirijan los Servicios.
  • Legítimo: limitado a la operación propia del Cliente y a los fines para los que contrató.
  • Autorizado: con base en las autorizaciones de los titulares de los datos y de los destinatarios de las comunicaciones.
  • Seguro: sin poner en riesgo la Plataforma, a otros clientes ni a terceros.
  • Supervisado: con control humano sobre las decisiones relevantes, en especial las apoyadas por IA.

3. Usos prohibidos#

Está prohibido usar los Servicios, o permitir que se usen, para:

3.1. Actividades ilícitas o fraudulentas

a) Cometer, facilitar o promover delitos, incluidos los delitos informáticos de la Ley 1273 de 2009, fraude, estafa, suplantación de identidad, lavado de activos o financiación del terrorismo. b) Ofrecer bienes o servicios prohibidos o sin las licencias o habilitaciones requeridas. c) Hacerse pasar por otra persona, empresa o entidad, o falsear el origen de una comunicación. d) Evadir sanciones, órdenes judiciales o decisiones de autoridad.

3.2. Seguridad e integridad de la Plataforma

a) Acceder o intentar acceder sin autorización a cuentas, Espacios de otros clientes, sistemas o redes. b) Realizar pruebas de vulnerabilidad, escaneos, pruebas de penetración o de carga sin autorización previa y escrita de NexToCloud. c) Introducir virus, código malicioso, cargas maliciosas o cualquier elemento que dañe, interfiera o intercepte sistemas o datos. d) Eludir, deshabilitar o manipular los controles de seguridad, autenticación, límites de uso o medición de Consumos. e) Realizar ingeniería inversa, descompilar o intentar extraer el código fuente, los modelos, los prompts o la Configuración del Sistema. f) Usar robots, scrapers u otros medios automatizados para extraer datos de la Plataforma fuera de las API y funciones de exportación autorizadas.

3.3. Abuso de recursos

a) Generar una carga desproporcionada o deliberadamente excesiva sobre la infraestructura. b) Compartir credenciales, usar una misma credencial de forma simultánea o crear cuentas para eludir los límites del Plan. c) Revender, sublicenciar, arrendar o dar acceso a terceros a los Servicios, o prestar servicios de "marca blanca" con ellos, sin contrato escrito con NexToCloud.

3.4. Contenido

Cargar, almacenar, transmitir o generar contenido que:

a) Infrinja derechos de autor, marcas, secretos empresariales u otros derechos de terceros. b) Sea difamatorio, injurioso, discriminatorio, amenazante, acosador o que incite a la violencia o al odio. c) Contenga material de abuso sexual infantil o explote de cualquier forma a menores de edad. NexToCloud reportará estos casos a las autoridades. d) Sea engañoso o constituya publicidad engañosa conforme a la Ley 1480 de 2011. e) Contenga datos o información obtenidos ilícitamente.

3.5. Comunicaciones y mensajería

a) Enviar mensajes a personas que no han autorizado ser contactadas por ese canal o que han solicitado no ser contactadas (opt-out). b) Enviar comunicaciones masivas no solicitadas (spam), cadenas o mensajes comerciales sin autorización previa del destinatario. c) Contactar a consumidores para gestiones de cobranza o envío de publicidad por fuera de los días, horarios y frecuencias permitidos por la Ley 2300 de 2023, cuando dicha ley sea aplicable al Cliente. d) Usar plantillas o mensajes que contradigan las políticas de WhatsApp Business, de Meta o de los demás proveedores de canal. e) Ocultar la identidad del Cliente como remitente o usar números de terceros sin autorización. f) Usar los canales de mensajería o voz para fines de vigilancia, acoso o seguimiento de personas.

3.6. Datos personales

a) Cargar o tratar datos personales sin la autorización de su titular cuando esta sea exigible, o para finalidades distintas a las informadas. b) Cargar datos sensibles (como datos de salud o biométricos) sin la autorización expresa del titular, o datos de menores sin la autorización de sus representantes y sin respetar su interés superior. c) Cargar datos personales innecesarios para la finalidad del servicio (principio de minimización). d) Usar los Servicios para elaborar perfiles, listas o bases de datos con fines de venta, intercambio o comercialización de datos personales. e) Exportar datos personales de la Plataforma para fines ajenos a la operación del Cliente.

3.7. Inteligencia artificial

a) Usar las Funcionalidades de IA para emitir diagnósticos médicos, prescripciones, conceptos jurídicos o financieros, o para tomar decisiones con efectos jurídicos o significativos sobre las personas sin revisión humana. b) Presentar a la IA como si fuera una persona humana cuando el Usuario Final pregunte o cuando la ley lo exija; ocultar que una conversación es atendida por un agente automatizado. c) Generar contenido para engañar, manipular o explotar vulnerabilidades de las personas. d) Intentar vulnerar los filtros, instrucciones o salvaguardas de los modelos (por ejemplo, mediante "jailbreaks" o inyección de instrucciones). e) Usar las Salidas de la IA para entrenar o desarrollar modelos que compitan con los Servicios. f) Clonar o imitar la voz de una persona sin su autorización expresa.

3.8. Uso de la marca y relación con NexToCloud

a) Usar las marcas, logotipos o nombres de NexToCloud, NexToCloud HealthCare o NextoCare sin autorización escrita, o sugerir una relación de patrocinio o alianza inexistente. b) Usar los Servicios para analizarlos o desarrollar un producto competidor.

4. Obligaciones de seguridad del Cliente#

El Cliente y sus Usuarios Autorizados deben:

a) Usar contraseñas robustas y únicas, y activar el segundo factor de autenticación cuando esté disponible. b) Proteger el correo electrónico y el teléfono asociados a sus credenciales. c) Cerrar sesión en equipos compartidos y no guardar credenciales en navegadores de equipos públicos. d) Dar de baja de forma inmediata a quienes ya no deban tener acceso, en especial personal retirado y terceros cuyo contrato terminó. e) Asignar a cada usuario solo los permisos que necesita. f) Reportar dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes cualquier acceso indebido, pérdida de credenciales o comportamiento anómalo, a apps@nextocloud.ai o privacidad@nextocloud.ai.

5. Supervisión y facultades de NexToCloud#

5.1. NexToCloud no revisa ni monitorea el contenido de los Datos del Cliente de forma general. Sí opera controles automatizados sobre métricas técnicas, accesos, volúmenes y patrones de uso para proteger la Plataforma, detectar abusos y medir Consumos.

5.2. NexToCloud puede investigar cualquier sospecha de incumplimiento de esta Política. Para ello puede revisar registros técnicos y, cuando sea estrictamente necesario, información del Espacio del Cliente, con sujeción a la confidencialidad y al Acuerdo de Tratamiento de Datos.

5.3. NexToCloud puede bloquear, retirar o deshabilitar contenido, plantillas, flujos, integraciones o funciones que infrinjan esta Política o pongan en riesgo la Plataforma.

6. Consecuencias del incumplimiento#

6.1. Según la gravedad, reiteración y riesgo de la conducta, NexToCloud podrá adoptar, de forma gradual o directa, una o varias de estas medidas:

a) Advertencia escrita con plazo para corregir. b) Suspensión de la funcionalidad, usuario, canal o integración involucrados. c) Suspensión total del Espacio del Cliente. d) Terminación de la suscripción por incumplimiento, conforme a los Términos. e) Denuncia o reporte ante las autoridades competentes.

6.2. En casos de riesgo para la seguridad de la Plataforma, de otros clientes o de terceros, de conductas presuntamente delictivas o de requerimiento de un proveedor de canal, NexToCloud puede suspender de inmediato, informando al Cliente a la mayor brevedad.

6.3. Las medidas adoptadas no generan derecho a indemnización ni reembolso a favor del Cliente, y no lo liberan del pago de las sumas causadas. El Cliente responde por los daños y sanciones que su incumplimiento cause a NexToCloud o a terceros.

7. Cooperación con autoridades#

NexToCloud cooperará con las autoridades judiciales y administrativas competentes cuando así lo exija la ley, y entregará la información que le sea requerida mediante orden legítima. Cuando sea legalmente posible, informará previamente al Cliente.

8. Reporte de abusos#

Cualquier persona puede reportar un uso indebido de los Servicios, una vulnerabilidad de seguridad o la recepción de mensajes no autorizados enviados desde la Plataforma escribiendo a privacidad@nextocloud.ai (asunto: "Reporte de abuso" o "Reporte de seguridad"), con la información disponible (número o remitente, fecha, contenido y evidencia). Los reportes de buena fe sobre vulnerabilidades se gestionarán de forma confidencial.

9. Modificaciones#

NexToCloud puede actualizar esta Política conforme al procedimiento de modificación de los Términos. La versión vigente se publica en nextocloud.ai/legal.

Documento versionado. Las versiones anteriores se conservan en nextocloud.ai/legal.