Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

NexToCloud (nextocloud.ai) · NTC CAPITAL HOLDING S.A.S. · NIT 902.096.121-7 Versión 2.0 · Vigente desde: 20 de octubre de 2026 · Última actualización: 20 de octubre de 2026

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1. Identificación del Responsable#

Esta Política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen.

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2. Alcance#

Esta Política aplica a los datos personales que NexToCloud recolecta y trata por cualquier medio (sitio web, formularios, Plataforma, aplicaciones, correo, WhatsApp, llamadas, eventos y canales de atención) (los "Medios de Recolección"), respecto de los siguientes grupos de titulares (los "Grupos de Interés"):

• Prospectos y visitantes del sitio web y de los canales comerciales.
• Clientes: representantes legales, contactos, Administradores y Usuarios Autorizados de las empresas que contratan los Servicios.
• Proveedores y aliados y sus contactos.
• Candidatos, colaboradores y contratistas de NexToCloud.
• Accionistas de NTC CAPITAL HOLDING S.A.S.

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3. Rol de NexToCloud según el contexto#

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4. Datos que recolectamos#

4.1. Datos que usted nos entrega

También tratamos los datos de formularios iniciados y no enviados únicamente para recordarle completar su solicitud, si usted lo autorizó.

4.2. Datos recolectados automáticamente

Dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, sistema operativo, zona horaria, ubicación aproximada derivada de la IP, páginas visitadas, acciones en la Plataforma, fechas y horas de acceso, registros técnicos (logs) y datos obtenidos mediante cookies y tecnologías similares (sección 13).

4.3. Datos obtenidos de terceros

Datos de contacto profesional suministrados por aliados, referidos o fuentes públicas, cuando la ley lo permite. Quien nos suministra datos de otra persona declara contar con su autorización para hacerlo.

4.4. Datos sensibles y de menores

• Como Responsable, NexToCloud no solicita ni requiere datos sensibles de clientes, prospectos o usuarios para gestionar la relación. Usted no está obligado a suministrar datos sensibles.
• Los datos sensibles que existan dentro de un Espacio del Cliente (por ejemplo, datos de salud de pacientes) pertenecen al Cliente y se tratan bajo el régimen de Encargado (sección 3).
• Los Servicios no están dirigidos a menores de edad, y NexToCloud no recolecta conscientemente sus datos como Responsable.

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5. Tratamiento al que se someten los datos#

NexToCloud podrá recolectar, almacenar, organizar, usar, actualizar, rectificar, analizar, circular de forma restringida, transmitir, respaldar y suprimir los datos personales, por medios propios o de sus Encargados, incluidas herramientas de analítica e inteligencia artificial bajo las salvaguardas de la sección 10, exclusivamente para las finalidades de la sección 6. NexToCloud no vende datos personales.

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6. Finalidades#

6.1. Prospectos, clientes y sus usuarios

a) Atender solicitudes de información, demostraciones y cotizaciones. b) Celebrar, ejecutar y administrar el contrato: crear y gestionar cuentas, autenticar usuarios, prestar soporte, mantenimiento y capacitación. c) Facturar, recaudar, gestionar cartera y cumplir obligaciones contables y tributarias. d) Enviar comunicaciones operativas, de seguridad, de cambios en los Servicios o en los Documentos Legales. e) Verificar la identidad y prevenir fraude, accesos no autorizados y usos contrarios a la Política de Uso Aceptable. f) Medir la satisfacción, analizar el uso de la Plataforma y mejorar los Servicios, preferiblemente con datos agregados o anonimizados. g) Enviar información comercial, eventos y novedades de NexToCloud, solo con autorización y con opción de retiro en cualquier momento. h) Conservar registros de comunicaciones y de aceptación de documentos como evidencia. i) Consultar listas restrictivas para la prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo y corrupción. j) Atender requerimientos de autoridades y ejercer o defender derechos en procesos judiciales o administrativos.

6.2. Proveedores y aliados

Evaluar, contratar y gestionar la relación; realizar pagos; verificar referencias y listas restrictivas; comunicar cambios de procesos; y cumplir obligaciones legales.

6.3. Candidatos, colaboradores y contratistas

Gestionar procesos de selección, verificar referencias, ejecutar la relación laboral o contractual, cumplir obligaciones de seguridad social y reportes ante autoridades, y gestionar capacitación y bienestar. Los datos de candidatos no seleccionados se conservan hasta por un (1) año para futuros procesos, salvo que el titular solicite su supresión.

6.4. Accionistas

Gestionar la relación societaria, convocar a asambleas, registrar actos societarios y cumplir obligaciones legales y de reporte.

NexToCloud no usará los datos para finalidades distintas sin informar al titular y, cuando corresponda, obtener una nueva autorización.

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7. Autorización#

7.1. NexToCloud obtiene la autorización del titular, de manera previa, expresa e informada, por medios que permitan su consulta posterior: casillas de aceptación no premarcadas en formularios y en la Plataforma, firma de contratos, aceptación electrónica de los Términos, mensajes de datos o conductas inequívocas.

7.2. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos, datos de naturaleza pública, información requerida por autoridad en ejercicio de sus funciones y casos de urgencia médica o sanitaria.

7.3. NexToCloud conserva prueba de cada autorización: fecha, hora, medio, versión del documento aceptado e identificador del titular.

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8. Destinatarios de los datos#

NexToCloud podrá compartir datos personales, bajo deber de confidencialidad, con:

a) Encargados tecnológicos (nube, correo, mensajería, telefonía, analítica, inteligencia artificial), conforme a la Lista de Subencargados publicada en nextocloud.ai/legal. b) Asesores contables, tributarios, jurídicos y auditores. c) Entidades financieras para el procesamiento de pagos. d) Autoridades que lo requieran en ejercicio de sus funciones. e) Sociedades de su grupo empresarial o un eventual sucesor en caso de fusión, escisión o adquisición, que asuman las obligaciones de esta Política.

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9. Transferencias y transmisiones internacionales#

9.1. La Plataforma y algunos de sus proveedores operan desde infraestructura ubicada fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos (Microsoft Azure, regiones East US 2 y Central US) y en las regiones de los demás proveedores listados en la Lista de Subencargados.

9.2. Cuando NexToCloud envía datos a un Encargado ubicado fuera de Colombia, realiza una transmisión internacional amparada en un contrato de transmisión con cláusulas de protección equivalentes, conforme al artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. Las transferencias internacionales se realizan a países con nivel adecuado de protección según la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio, o con base en las demás causales del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

9.3. Al aceptar esta Política, el titular autoriza expresamente la transferencia y transmisión internacional de sus datos para las finalidades de la sección 6.

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10. Seguridad e inteligencia artificial#

10.1. NexToCloud aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado, descritas en la Política de Seguridad de la Información, entre ellas: cifrado en tránsito y en reposo, base de datos independiente por cliente, autenticación robusta, control de acceso por roles, gestión de secretos en bóveda, registro de eventos y respaldos.

10.2. Ninguna medida es infalible. Ante un incidente que afecte datos personales, NexToCloud lo gestionará conforme a su procedimiento de incidentes, informará a los titulares cuando corresponda y lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos legales.

10.3. Cuando NexToCloud usa herramientas de inteligencia artificial para tratar datos personales, lo hace bajo los principios de la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC: finalidad limitada, minimización, supervisión humana, transparencia y seguridad. NexToCloud no usa datos personales para entrenar modelos de IA de propósito general y no adopta decisiones con efectos jurídicos sobre los titulares basadas únicamente en tratamiento automatizado.

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11. Derechos de los titulares#

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a NexToCloud o sus Encargados. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea requerida. c) Ser informado, previa solicitud, del uso dado a sus datos. d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante NexToCloud. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales y no exista un deber legal o contractual de conservarlos. f) Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien estipule a favor de otro.

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12. Área responsable y procedimiento para ejercer los derechos#

12.1. Área responsable. El Área de Protección de Datos de NexToCloud, a cargo del representante legal, atiende las consultas y reclamos de los titulares.

12.2. Canales: correo privacidad@nextocloud.ai y comunicación escrita a la dirección de la sección 1. La solicitud debe indicar: nombre completo e identificación del titular, descripción clara de lo solicitado, dirección o correo de respuesta y, si actúa un tercero, el documento que acredite su calidad.

12.3. Consultas. Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible, se informará al interesado el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

12.4. Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento):

a) Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que subsane. Si transcurren dos (2) meses sin que lo haga, se entenderá desistido. b) Si NexToCloud no es competente para resolverlo (por ejemplo, porque el Responsable es un Cliente), lo trasladará a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará al interesado. c) Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, hasta su decisión. d) El reclamo se resolverá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recibo completo. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

12.5. Requisito de procedibilidad. El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante NexToCloud (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

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13. Cookies y tecnologías similares#

13.1. El sitio y la Plataforma usan:

13.2. Usted puede aceptar, rechazar o configurar las cookies no esenciales desde el banner o el enlace "Preferencias de cookies", y bloquearlas desde su navegador. El bloqueo de las cookies esenciales puede impedir el uso de la Plataforma.

13.3. El detalle de las cookies que se usan, su finalidad y su duración está en la Política de Cookies, publicada en nextocloud.ai/legal/politica-de-cookies.

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14. Conservación de los datos#

Los datos se conservan mientras sean necesarios para las finalidades que justificaron su tratamiento, mientras subsista la relación contractual y por el término adicional exigido por normas contables, tributarias, comerciales (en general, diez (10) años para libros y papeles del comerciante) o para la defensa de derechos. Cumplidos estos plazos, se suprimen o anonimizan de forma segura. Los datos tratados como Encargado se conservan y suprimen según las instrucciones del Cliente y los Términos.

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15. Registro Nacional de Bases de Datos#

NexToCloud inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se encuentre obligado conforme a la normativa vigente.

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16. Vigencia y modificaciones#

16.1. Esta Política rige desde la fecha indicada en su encabezado. Las bases de datos tendrán la vigencia necesaria para cumplir sus finalidades.

16.2. Los cambios sustanciales, en especial en la identificación del Responsable o en las finalidades, se comunicarán antes de su implementación a través del sitio web, la Plataforma o el correo electrónico registrado y, cuando corresponda, se solicitará nueva autorización. Las versiones anteriores se conservan en nextocloud.ai/legal.

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17. Glosario#

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita que informa al titular sobre la existencia de esta Política y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público / semiprivado / privado: categorías definidas por la Ley 1581 de 2012 y la Ley 1266 de 2008 según su grado de acceso.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos de salud, biométricos, origen racial, orientación política o vida sexual.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Transferencia: envío de datos a un Responsable dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

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Documento versionado. Las versiones anteriores se conservan en nextocloud.ai/legal como registro de las condiciones aceptadas.